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Cleverer Online-Dienst

Microsoft Flow: Weniger arbeiten, mehr erledigen

Online-Services effizient verknüpfen – das geht mit Microsofts neuem Workflow-Optimierer so ausgefeilt wie mit kaum einem anderen Dienst.

©Screenshot Microsoft Flow-Webseite

©Screenshot Microsoft Flow-Webseite

Erst kam die Software PTFB, mit der man eine ganze Reihe von Mausklick-Abfolgen speichern und automatisch ablaufen lassen konnte, wenn die Software den passenden Auslöser erspäht hatte. Sie gibt es immer noch, auch für Windows 10, ist aber wohl eher weniger bekannt. „Makros“ nennt man die Abfolgen, um die sich PTFB kümmert. Der Name ist übrigens Programm: „Push the freakin‘ button“.

Platzhirsch IFTTT

Dann kam der – mittlerweile ziemlich berühmte und nicht minder „coole“ – Online-Service IFTTT, der Web-Anwendungen mit Anweisungen verknüpft. Hier werden „Rezepte“ erstellt, die bei Erfüllung einer Bedingung eine Aktion auslösen. Deshalb auch die Abkürzung: „If this then that“. Rezepte gibt es schon für mehr als 250 Dienste wie Twitter, Flickr und Facebook, und sie reichen bis in die reale Welt hinein, etwa durch Verknüpfung mit Webdiensten von Autoherstellern. Beispiel: Wer mit seinem BMW die heimische Garageneinfahrt erreicht, kann sich automatisch das Tor öffnen lassen.

©Screenshot / Microsoft Flow vernetzt schon zum Start 60 beliebte Online-Dienste.

Clever vernetzte Online-Dienste mit Microsoft Flow

Und in diesem Jahr, sechs Jahre nach dem Start von IFTTT, kommt Microsoft und „kopiert“ den Vorreiter? Auf den ersten Blick könnte man das so sehen: Auch Microsoft Flow ermöglicht praktische Verknüpfungen zwischen Diensten, darüber hinaus auch mit Apps – doch die Funktionalität geht weit darüber hinaus. So weit, dass der Phantasie nahezu keine Grenzen gesetzt sind und man sich trotz relativ intuitiver Bedienung erst einmal in Ruhe in „Flow“ hineinfinden muss. Denn Microsoft richtet sich nicht vordringlich an private Anwender, sondern eher an Unternehmen, die ihre Workflows optimieren wollen – zugunsten einer effizienteren Arbeitsweise und damit möglichst einer Reduzierung der Betriebskosten.

Arbeitsabläufe: Lösungen für jedes Bedürfnis

„Weniger arbeiten, mehr erledigen“ heißt denn auch das Motto von Microsoft für die neue Workflow-Zentrale. Flow versendet zum Beispiel Benachrichtigungen nach bestimmten Bedingungen, synchronisiert oder erfasst Daten mit festgelegten Variablen – und verwandelt Aufgaben, die sich stetig wiederholen, selbst über mehrere Schritte hinweg in automatisierte „Templates“. Dabei lassen sich so viele Regeln und Abhängigkeiten definieren, dass es einem fast schwindelig werden kann. Kurz gesagt: Bei Flow dürfte wohl für jedes Bedürfnis eine Lösung möglich sein.

©Screenshot / Die kostenlose Microsoft Flow App gibt es für Android und iOS.

Beim Studieren der schon vorgefertigten Templates – aktuell gibt es über 60 – wird schnell klar, dass hier so manches Bedürfnis „erledigt“ wird, von dem man vorher gar nicht wusste, dass es existiert. Fragen wie die folgenden werden bald nicht mehr gestellt: Warum zum Beispiel jede Datei, die in einem Arbeitsgruppen-Verzeichnis in Dropbox landet, mühsam von Hand in die eigene OneDrive-Cloud kopieren? Warum eigentlich E-Mail-Anhänge dort selbst ablegen oder Nachrichten manuell in ein Content-Management-System übertragen? Wieso immer wieder das Postfach im Auge behalten, wenn man auf die Nachricht eines einzelnen Absenders wartet? Und was ist mit ganz speziellen Tweets, die man in einer Excel-Datei sammeln will? Ab sofort heißt es: zurücklehnen und die gewonnene Zeit genießen, Pardon, in neue Arbeit investieren.

Die Flow-App macht alles noch einfacher

Noch praktischer wird Flow durch die Bedienung per App: Templates lassen sich komfortabel anlegen, verwalten und per einfachem Fingertippen auch manuell auslösen – und durch individuelle Benachrichtigungen wird die App zur Automatisierungs-Schaltzentrale. Für iOS gibt es die App ab Version 8.0, für Android ab 5.0.

Ein einfaches Beispiel soll die Arbeitsweise verdeutlichen: Immer wenn eine neue Datei in Dropbox abgelegt wird, etwa von einem Kollegen in einem Verzeichnis, an dem gemeinsam gearbeitet wird, schickt Flow automatisch eine E-Mail an das eigene Postfach – und zwar mit allen Informationen über die abgelegte Datei, die man sich vorher gewünscht hat. Das passiert auch unabhängig vom laufenden Computer.

©Screenshot / Regeln werden über einfach zu bedienende Drop-Down-Menüs zusammengestellt.

Beispiel für besseren Workflow: die eigene Dropbox-Benachrichtigung

Schritt 1: die Verknüpfung mit dem jeweiligen Dienst, für die eine Freigabe nötig ist.

Schritt 2: ein fertiges Template auswählen oder „Ohne Vorlage neu erstellen“. Es öffnet sich eine Sammlung von Bedingungen, sogenannten Triggern.

Schritt 3: Die Auswahl „Dropbox – Wenn eine Datei erstellt wird“ führt zu der Möglichkeit, den zu überwachenden Haupt- oder Unterordner sowie z.B. einen gewünschten Überwachungszeitraum festzulegen.

Schritt 4: Hier kann die Nachricht konfiguriert werden, die bei Eintreffen einer Datei gesendet wird. Sollen zum Beispiel gleich der Dateiname und der Dateipfad in der E-Mail zu sehen sein?

Schritt 5: Nach dem Speichern ist das Template zur Ausführung bereit und kann auf Wunsch in den öffentlichen Template-Katalog eingetragen werden.

Schritt 6: Danach bietet Flow „verwandte“ Templates an, z.B. eine praktische Push-Benachrichtigung, wenn etwa eine bestimmte Datei in Dropbox hinzugefügt wird. Das Signal erfolgt dann über die Flow-App.

Fazit

Flow hebt die Kombinationsmöglichkeiten von Online-Diensten auf eine neue Stufe und kann tatsächlich für mehr Effizienz in Geschäftsprozessen sorgen. Aber auch für Privatanwender lohnt sich die (geduldige) Einarbeitung in eine unglaublich vielfältige Schaltzentrale – denn die Optimierungen wirken zwar vielleicht erst einmal wie „Spielereien“, will man dann aber oft nicht mehr missen.

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