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Title: Smart Office
Apps für Kleinunternehmen

Clevere Apps für das Smart Office

Smart Office bedeutet nicht automatisch gleich die Anschaffung von teuren Gadgets. Auch mit den richtigen Apps wird ein Kleinunternehmen smarter.

© Rostislav Sedlacek / Fotolia / Apps machen das Office einen Tick smarter.

© Rostislav Sedlacek / Fotolia / Apps machen das Office einen Tick smarter.

Über das Büro der Zukunft wird in erster Linie viel geredet. Egal, ob man es aber Smart Office oder New Work nennt, die Realität sieht anders aus. In vielen Kleinunternehmen wird immer noch sehr hemdsärmelig gearbeitet. Dabei kann man schon mit kleinen Maßnahmen viel erreichen und sich allein mit ein paar passenden Apps den Arbeitsalltag wesentlich erleichtern. Viele Büros dürften ihren Mitarbeitern die wichtigsten Dienste per Smartphone zugänglich gemacht haben, sprich Mitarbeiter können Mails unterwegs lesen, sowie Termine und Kontakte einsehen. Wenn das noch nicht passiert ist, sollten es die ersten Maßnahmen sein. Doch auch jenseits davon gibt es praktische Apps für Kleinunternehmen.

© LastPass / Ein Passwort-Manager wie LastPass merkt sich für Nutzer sämtliche Passwörter.

Mehr Sicherheit: Passwort-Manager

Schon privat muss man sich heute mehr als genügend Passwörter merken. Dazu kommen immer mehr beruflich genutzte Passwörter für Zugänge aller Art. Nicht in allen Fällen kann man diese Business-Passwörter anpassen und in das eigene Merkschema pressen. Da hilft nur noch ein Passwort-Manager. Diese Apps arbeiten mit einer verschlüsselten Datei, die alle Passwörter speichert. Den Zugangsschutz stellt ein Master-Passwort dar. Man muss sich also nur noch ein Passwort merken, um an alle anderen Passwörter ranzukommen. Sehr gute Apps sind etwa LastPass (Android, iOS) oder Dashlane (Android, iOS). Sie sind im Hintergrund an einen Cloud-Dienst gekoppelt, sodass man die Passwörter auf mehreren Geräten recht einfach synchron halten kann.

© Jörg Geiger / Adobe Scan macht einen Scanner im Büro überflüssig.

Weniger Zettelwirtschaft: Scan-App

Wenn die Schlange vor dem Abteilungsdrucker wieder zu lange ist, kann man Dokumente auch schnell per App einscannen. Diese Art des Digitalisierens ist auch überaus praktisch in Meetings, um etwa Whiteboards abzufotografieren oder um Belege von Geschäftsreisen zu digitalisieren. Adobe Scan (Android, iOS) macht all das einfach und schnell und wandelt das eingescannte Ergebnis in eine PDF-Datei um. Gut ist, dass die Scan-App eine eingebaute Bildoptimierung nutzt, sodass man auch wirklich alles gut lesen kann, auch wenn die Lichtverhältnisse beim Abfotografieren schwierig sind. Toll ist die automatische Texterkennung: Nutzer können damit die PDF-Datei nach Begriffen durchsuchen oder eine eingescannte Datei am Computer nachbearbeiten.

© WhatsApp / Bestellungen oder Kunden-Support kann man jetzt via WhatsApp Business erledigen.

Schneller als Mail: Messenger

In jedem Unternehmen gibt es eine eigene Kommunikationskultur. Oft sind das noch die klassischen Mittel Telefon und E-Mail. Doch diese Wege funktionieren nicht für alle Zwecke gut. Vorteile durch schnelle Kommunikation, auch mit freien Mitarbeitern oder Projektpartnern, die nicht vor Ort sind, kann ein Messenger bringen, etwa Skype for Business (Android, iOS). Andere Baustelle: Wer über moderne Kundenkommunikation nachdenkt, kann seit kurzem auch eine spezielle WhatsApp Business (Android) Version nutzen.

© Jörg Geiger / Authy erzeugt zufällige Codes, die man beim Login eintippen muss.

Zugänge absichern: 2-Faktor-Authentifizierung

Nochmal zum Thema Sicherheit: Sichere Passwörter sind gut, 2-Faktor-Authentifizierung ist besser. Damit nutzt man zum Einloggen, etwa am Windows-PC oder bei einem Speicherdienst wie Dropbox nicht nur Benutzernamen und Passwort, sondern auch einen Zufallscode, der von einer App erzeugt wird und der nach einer halben Minute wieder verfällt. Sollte also jemand ein Passwort klauen, klappt der Login trotzdem nicht ohne den zweiten Faktor. Apps wie Google Authenticator (Android, iOS) oder Authy (Android, iOS) können diese temporär gültigen Zufallscodes am Smartphone erzeugen.

© Jörg Geiger / Startpage ist eine anonyme Google-Suche.

Anonym suchen: Startpage

Wer heute etwas im Internet sucht, benutzt dafür meist Google. Das ist auch in Ordnung, denn keine andere Suchmaschine liefert so gute Ergebnisse. Doch Google trackt auch das Suchverhalten und teilt diese Erkenntnisse mit Dritten. Alternative Suchmaschinen schützen die Privatsphäre besser, etwa DuckDuckGo (Android, iOS). Eine interessante Sache, die man unbedingt ausprobieren sollte, ist Startpage (Android, iOS). Dahinter verbirgt sich eine Suchmaschine, die Nutzeranfragen erst anonymisiert und dann an Google weiterleitet und das Ergebnis präsentiert. So kriegt man das Beste aus beiden Welten, Google-Qualität für die Suchergebnisse und Datenschutz für die Web-Suche.

© Toggl / Die simple App erfasst Arbeitszeiten zu allen Aufgaben.

Arbeitszeiten erfassen: Toggl

Toggl ist eine sehr cool gemachte Zeiterfassung. Der Fokus liegt dabei auf Einfachheit, also neue Aufgabe anlegen, Stoppuhr aktivieren und fertig. So hat man stets den Überblick, in welche Projekte oder Tätigkeiten wie viel Zeit geflossen ist. Toggl (Android, iOS) übernimmt dann die Aufbereitung der aufgezeichneten Daten, etwa als Wochen- oder Monatsübersicht.

© Tresorit / Tresorit ist ein Cloud-Speicher mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Cloud-Speicher: Tresorit

Auch Kleinunternehmen können lokale Speicher mit Cloud-Angeboten ergänzen. Dann können Mitarbeiter zum Beispiel auch unterwegs auf Projektdaten zugreifen. Damit das reibungslos klappt, ist die passende App empfehlenswert, etwa für Dropbox (Android, iOS) oder Google Drive (Android, iOS). Einen Blick wert ist der Anbieter Tresorit (Android, iOS). Er integriert eine komplette Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Cloud-Daten. Das bedeutet, Unternehmensdaten werden erst verschlüsselt und wandern dann in die Cloud. Beim Abruf werden die verschlüsselten Daten übertragen und erst wieder auf den Endgeräten entschlüsselt.

© TripIt / Wer Geschäftsreisen selbst planen muss, spart sich mit TripIt Zeit.

Geschäftsreisen planen: TripIt

In Kleinunternehmen müssen Mitarbeiter ihre Reisen oft komplett selbst planen. Arbeitszeit soll das aber möglichst nicht kosten. Ein Assistent wie TripIt (Android, iOS) hilft dabei, möglichst alle Dinge für einen Business-Trip an einem Ort zu sammeln, also Flug, Hotel, Mietwagen und mehr. E-Mail-Bestätigungen, etwa von Flügen, importiert TripIt sehr einfach.

© Planny / Planny ist eine clevere Aufgabenplanung mit Motivationsfunktion.

Aufgabenplanung: Planny

Planny (iOS) ist die etwas andere Planungs-App. Sie übernimmt eine ganz wichtige Aufgabe: die Tagesplanung. Dazu macht die App jeden Tag einen Vorschlag aus einer Reihe von Aufgaben, etwa aus fest wiederkehrenden Tasks und aktuellen Aufgaben aus Projekten. Aus den Vorschlägen übernehmen Nutzer dann per Fingertipp die Aufgaben, die sie erledigen wollen und fertig ist der Tagesplan. Erinnerungen sorgen dafür, dass man nichts vergisst. Tagsüber lassen sich Aufgaben kategorisieren. Planny verfolgt das Ziel, seine Nutzer produktiver zu machen. Die Zahl erledigter Aufgabe an einem Tag bringt Punkte, denn Planny prüft jeden Tag nach, ob man es geschafft hat, den Plan einzuhalten oder nicht.

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