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Title: Smart Office
Smart Office

Smart Office im Bereich der öffentlichen Hand

Technologische Lösungen für staatlich geförderte Unternehmen und Behörden verwandeln das Büro in ein Smart Office mit effizienten Lösungen.

© Antonioguillem / Fotolia

© Antonioguillem / Fotolia

Unternehmen und Institutionen, die dem Bereich der öffentlichen Hand, beziehungsweise dem öffentlichen Sektor zugerechnet werden, sehen sich jeden Tag einer Vielzahl von Herausforderungen ausgesetzt. Limitierte Budgets und lange Dienstwege sind dabei nur zwei der Faktoren, die den technologischen Fortschritt in derartigen Entitäten entschleunigen. Dazu kommt, dass die Bandbreite solcher Unternehmungen riesengroß ist und von (staatlichen) Gärtnereien bis hin zu Bibliotheken und Behörden reicht.

All diesen Einrichtungen ist gemein, dass auch sie dem Trend der Zeit unterlegen. Niemand kann es sich erlauben, sich dem Zeitgeist und den weltweiten Entwicklungen zu entziehen. Ob staatlich unterstützt oder privat geführt, jedes Unternehmen, das in der heutigen Zeit Bestand haben will, ist ähnlichen Notwendigkeiten unterworfen.

Telefonie

Egal, ob die Wahl auf eine klassische Festnetzleitung, eine moderne IP-Telefonanlage oder auf Mobilfunk fällt. Unternehmen und deren Mitarbeiter müssen während der Geschäftszeiten erreichbar sein. Hier richtet sich das Smart Office nach den Anforderungen des Arbeitsprofiles. Behördenmitarbeiter werden mit einem Telefonapparat im herkömmlichen Stil gut arbeiten können, da ihre Arbeit keine Mobilität voraussetzt. Ganz anders sieht das bei Mitarbeitern im Außendienst aus, die auch unterwegs erreichbar sein müssen. Generell lässt sich der Trend zur Unersetzlichkeit von Mobiltelefonen auch in der Arbeitswelt feststellen, sodass die Entscheidung über Marke und Ausstattung des Handys letztlich vom Arbeitgeber getroffen werden muss. Ob lokal, mobil oder beides kombiniert – schließlich lassen sich Anrufe ja auch weiterleiten – die Auswahl an potenziellen Lösungen ist so groß, dass sich für jedes Anforderungsprofil passgenaue Lösungen finden lassen. Und diese kann vom günstigen Einsteigergerät bis hin zum neuesten iPhone oder Samsung-Gerät reichen.

© Samsung / Das Galaxy Note 8 kommt sogar mit eigenem Stift für die Unterstützung beim Schreiben auf dem Smartphone und ist auch als Diensthandy geeignet.

Wahlweise können auch Dockingstations Mitarbeitern das Leben erleichtern. Die Samsung DeX Station beispielsweise lädt nicht nur das Samsung S8 und S8+, sie verfügt darüber hinaus auch noch über einen HDMI-Anschluss zum Verbinden mit einem Monitor, sowie Netzwerkeinbindung und mehrere USB(C)-Ports. Auf diese Weise wird das Smartphone ideal in den Arbeitsalltag integriert.

© Samsung / Die clevere Dockingstation bindet das Samsung S8(+) in das Firmennetzwerk ein.

Internet und interne Vernetzung

Auch Einrichtungen der öffentlichen Hand kommen nicht ohne Internetanbindung aus. Ob frei zugängliches Internet gewünscht ist, ist dabei stets eine Unternehmensentscheidung. Unverzichtbar ist aber die Vernetzung mit Hauptrechnern und Datenbanken von übergeordneten Behörden oder Regierungseinheiten. Diese muss stets gewährleistet sein und speziellen Sicherheitsanforderungen entsprechen. In der Regel werden diese bereits im Router erfüllt. Auch das Management von sicheren VPN-Verbindungen für den Mitarbeiter-Zugriff von Zuhause oder unterwegs kann in einem gewissen Rahmen bereits durch handelsübliche moderne Geräte wie der beliebten Fritz!Box oder vergleichbaren Lösungen anderer Hersteller wie Netgear, D-Link oder TP-Link gewährleistet werden.

© AVM / Telefonie und Netzwerk in einem Gerät mit der Fritz!Box 7590.

Dazu kommt die interne Vernetzung, die Fragen betrifft, wer, beziehungsweise welche Abteilungen auf welche Ressourcen zugreifen dürfen. All das lässt sich relativ aufwandsfrei mithilfe von entsprechender Hardware (Router und intelligenten Switches) regeln.

Einheitliche Software

Gerade wenn mehrere Abteilungen und Entitäten miteinander regelmäßig kommunizieren, ist es von größter Wichtigkeit, dass auf die gleichen Ressourcen zurückgegriffen werden kann und Standards verwendet werden. Das betrifft im Besonderen die Nutzung von einheitlichen Softwarelösungen, die idealerweise auch stets auf dem gleichen Versionsstand sind. Reibungsverluste, die auftreten, weil zum Beispiel Dokumente nicht geöffnet werden können oder fehlerhaft dargestellt werden, lassen sich auf diese Weise einfach vermeiden.

Diese Notwendigkeit beginnt im Kleinen bei Mail- oder Textbearbeitungsprogrammen und wird mit zunehmender Spezialisierung der Software immer wichtiger, wenn es um Dokumentenbearbeitung und -ablage, Rechnungserstellung, Kundendaten oder CRM-Lösungen geht. 

Druck- und Dokumentenmanagement

Je größer die Unternehmungen werden, desto wichtiger wird die adäquate Ausstattung der Büroumgebung. Mitarbeiter müssen Zugriff auf Dokumente und andere digitale Unterlagen haben können. Hierzu bieten sich Speicherlösungen an, die vor Ort in Form eines NAS (Network Attached Storage) bereitgestellt werden können. Auf solche Speichergeräte können Mitarbeiter auch von unterwegs über eine gesicherte Internetverbindung zugreifen. Alternativ kann das Unternehmen auch komplett auf lokale Lösungen verzichten und direkt auf Online(speicher)lösungen setzen. Wichtig ist dabei der reibungslose Zugriff aller Beteiligten auf die Ressourcen.

Auch Drucker sind nicht gleich Drucker. Manche Abteilungen oder Mitarbeiter, die mit sensiblen Informationen umgehen, werden für ihre Arbeit ein nur ihnen zugängliches Gerät bevorzugen. Für Arbeitsgruppen wird ein allen Teammitgliedern zugänglicher und mit dem Firmennetzwerk verbundener Drucker die richtige Lösung sein. Auch hier ist die Auswahl schier grenzenlos. Braucht das Unternehmen Farbdrucke oder reicht schwarz/weiß? Tinte, Laser oder Toner? Welche Kapazität wird gedruckt, wie schnell muss der Drucker sein und wird Wert auf integrierte Faxfunktion gelegt? Sind diese Fragen erst einmal geklärt, ist der Kaufvorgang dann recht einfach, denn die Auswahl für alle Szenarien ist groß und wird jedem Anspruch gerecht.

Ein Allround-Gerät für den Einsatz in Arbeitsgruppen ist beispielsweise der HP OfficeJet Pro 8730. Dieser Tintenstrahldrucker arbeitet energieeffizient und erfüllt eine Vielzahl der Aufgaben, die in Büros anfallen. Dazu gehört Netzwerkverbindung über Kabel oder WLAN, Scannen inklusive Direktversand per E-Mail und das Drucken von Außendienstmitarbeitern.  

© HP / Der OfficeJet Pro 8730 ist ein Alleskönner für Büroumgebungen.

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