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Title: Smart Office
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Smart Office verbessert das Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen ist Zeit besonders wertvoll und Kosten müssen sinnvoll eingesetzt werden. Smarte Lösungen sorgen für eine bessere Versorgung.

© BillionPhotos.com / Fotolia

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40.000 Quadratmeter voller smarter Technik: Seitdem „The Edge“ 2015 in Amsterdam eröffnete, gilt es als eines der modernsten und nachhaltigsten Bürogebäude der Welt.

© DennisM2 / Flickr, Lizenz: CC BY 2.0, unbearbeitet / Smartes Bürogebäude 'The Edge'.Nicht nur generiert es mehr Energie, als es verbraucht, sondern es steht auch ganz im Dienste der Gesundheit seiner Mitarbeiter – etwa durch automatische Regelung von Licht und Temperatur oder durch die Anpassung verschiedener Arbeitsbereiche auf unterschiedliche Arten von Tätigkeiten, je nach Bedarf.

Ob es ein solches Gebäude ist, die Praxis eines Arztes, eine Klinik oder auch ein Pflegeheim: Praktisch überall im Gesundheitswesen können smarte Lösungen die Arbeitssituation verbessern sowie Zeit und Kosten einsparen.

Hier einige Beispiele, bei denen das „Smart Office“ auch im Gesundheitswesen dabei hilft, die Arbeitsprozesse flexibler zu gestalten, aber auch effektiver und effizienter zu machen.

Medizinische Berichte professionell diktieren

Diagnosen, Berichte, Arztbriefe – gerade im medizinischen Bereich gibt es so viele Fachbegriffe sowie lateinische oder griechische Bezeichnungen, dass man um eine professionelle Branchenlösung für die Spracherkennung nicht herumkommt. Zwar findet der Austausch mit dem Patienten meist im persönlichen Gespräch statt, doch muss er zwingend auch in schriftlicher und digitaler Form festgehalten werden. Als führend im Bereich Spracherkennung gilt die Firma Nuance mit ihren „Dragon Medical“-Lösungen, über die sich auch Programme bedienen, E-Mails schreiben und im Web surfen lassen. Geübte Anwender können ihre Produktivität so nachweislich steigern.

Berichte und Gesundheitsdaten effizient speichern

Wohin dann mit den Daten? Mediziner, die auf Nummer sicher gehen wollen, investieren in ein professionelles NAS-System – einen Netzwerkspeicher, auf dem sich Daten mehrerer Nutzer speichern und über die verschiedensten Wege abrufen lassen. Ideal fürs Büro sind kompakte Netzwerkspeicher mit zwei Festplatten-Schächten, die man sogar als persönliche Cloud konfigurieren kann – auch als Schutzmaßnahme, damit Dokumente beispielsweise nicht auf ausländischen Servern landen. Praktisch ist auch die Synchronisierungsfunktion zwischen NAS, Rechner und Smartphone/Tablet.

© Synology / Ein Professionelles NAS-System hilft dabei Dokumente im Gesundheitswesen sinnvoll abzulegen.

Ein Beispiel ist die vielgelobte Synology Diskstation DS216+II, auf der man die Daten sogar verschlüsselt speichern kann. Sie arbeitet zügig, lässt sich leicht bedienen und sogar mit Zusatzfunktionen erweitern.

Dokumente smart scannen und drucken

Vor allem beim Drucken von Dokumenten macht es Sinn, die mobilen Möglichkeiten sowie die Folgekosten im Auge zu behalten. Speziell fürs Büro optimierte Drucker erleichtern den Arbeitsalltag, aber nicht das Budget der Praxis – im Gegenteil. So sind viele Multifunktionsdrucker mit WLAN ausgestattet und nehmen Druckaufträge kabellos entgegen, damit man nicht extra zum PC laufen muss.

© Epson / Clevere vernetzte Drucker erleichtern das Arbeiten in Büros und in der Praxis.

Eine Empfehlung sind besonders die Epson-Modelle der preisgekrönten Ecotank-Serie, die nicht mit Tintenpatronen, sondern mit richtigen Tintentanks aufwarten, über die sich Tinte ganz leicht mit Flaschen nachfüllen lässt. Sogar im Farbdruck liegt der Preis pro Seite meist bei unter einem Cent – effektiv liegen die Druckkosten bis zu drei Viertel unter denen vergleichbarer Tintenstrahler. Das Modell ET-2650 hat sogar WLAN-Direct, d.h. hier können sich auf Wunsch auch Geräte verbinden, die nicht zum Büronetzwerk gehören.

Dokumente effektiv verwalten

Wer sein Office smarter machen möchte, kommt um eine professionelle Dokumentenmanagement-Software (DMS) nicht herum – diese optimiert die Verwaltung und Wiederauffindbarkeit von Daten, gerade auch innerhalb der Teamarbeit. Eine eigene Texterkennung sorgt dafür, dass keine Schlagworte mehr manuell hinzugefügt werden müssen, sondern die Software durchsucht blitzschnell den Inhalt der Dokumente. Nicht nur kann der Nutzer auf Informationen schneller zugreifen, sondern er hat von überall aus den direkten Zugriff. Ebenso wichtig: Ein gutes DMS übernimmt die elektronische Archivierung unternehmesrelevanter Dokumente gesetzeskonform.

Heutige DMS-Systeme wie Amagno, Alfresco, ecoDMS oder auch DocuWare sehen sich als „Digital Workplace“, weil sie viele typische Büroarbeiten wie etwa die Rechnungsverarbeitung so automatisieren, dass dadurch Zeitgewinn und Arbeitsqualität steigen. Der Wettbewerbsvorteil durch die Konzentration auf die eigentlichen Kernaufgaben ist dabei nicht zu unterschätzen.

Gesundheitsdaten smart messen

© Tanita Europe B.V. / Smarte Waagen, wie die Tanita RD-953, helfen dabei die Gesundheitswerte zu überwachen.

Zu der Archivierung und Verwaltung von Daten gehören nicht nur Dokumente wie Diagnosen und Arztbriefe. Die Messung von Gesundheitsdaten geschieht immer smarter, etwa über Smartwatches oder Fitness-Armbänder. Auch eine smarte Waage macht sich gut in jeder Praxis: Die TANITA RD-953 zum Beispiel ist eine smarte Waage, bis insgesamt zwölf Körperwerte misst und diese per Funk an die Tanita-App auf dem Smartphone überträgt. Die Waage erkennt beim Betreten automatisch den Nutzer, startet die Messung und zeigt die Körperwerte nacheinander an. Dabei werden einige Werte gleich mit einem roten, gelben oder grünen Hintergrundlicht beurteilt. Tanita nutzt dieselbe Technik, die sich im professionellen Bereich bei tausenden Ärzten, Fitnessstudios und Profisportlern bewährt hat.

Gesundheitsdaten smart visualisieren

Interaktive Smart- oder auch Whiteboards wie das Vestel IF65UG602 sind wie geschaffen für Besprechungen oder Schulungen. Über die Kombination aus Touchscreen und großem Display können Inhalte wiedergegeben und auch direkt verändert werden. Löschen, Hinzufügen, Vergrößern, Kommentare, die Navigation durch Dateien – alles erfolgt via Berührung auf dem Bildschirm. Ist ein Zusatz-PC nach OPS-Standard integriert, können sogar mehrere Personen an einem Smartboard arbeiten oder Teams aus aller Welt zusammenarbeiten – so sind alle gleichzeitig am Arbeitsprozess beteiligt, was Reisekosten und Zeit spart.

© Logitech / Die Logitech MeetUp unterstützt bei spontanen Meetings.

Bei Videokonferenzen empfiehlt sich eine Kamera wie die Logitech ConferenceCam Connect, die durch Weitwinkel bis zu sechs Personen ins rechte Bild rückt und zusätzlich die Sprache verstärkt. Das Topmodell Logitech MeetUp wurde speziell für kleine Konferenzräume und spontane Meetings entwickelt und sorgt für gestochen scharfe Bildwiedergabe und ein außergewöhnliches Sounderlebnis.

Noch mehr Ideen fürs Smart Office

Auch zum Nachrüsten gibt es bereits viele smarte Lösungen, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern, etwa Sensoren zur Überwachung von Luftqualität. Intelligente Jalousien fahren bei starker Sonneneinstrahlung selbstständig herunter und schaffen zusammen mit der stromsparenden Beleuchtung optimale Lichtverhältnisse bei jedem Wetter.

Eine weitere Möglichkeit sind WLAN-Steckdosen, die angeschlossene Stromverbraucher wie Lampen oder die Kaffeemaschine nach einem festen Zeitplan ein- und ausschalten, oder auch WLAN-Lautsprecher für eine angenehme Musikuntermalung in allen Räumen sowie für Durchsagen und Alarmsignale.

© D-Link / Smarte Steckdosen machen auch "analoge" Geräte smart.

Theoretisch kann sogar fast alles miteinander kombiniert und intelligent aufeinander abgestimmt werden. Dienste wie IFTTT („If this than that“) ermöglichen „Wenn-Dann-Befehle“, zum Beispiel: Wenn der erste Mitarbeiter die Praxis betrifft, läuft automatisch die Kaffeemaschine los, und nach und nach, beim Verlassen der Praxis, wird das Licht in einzelnen Räumen ausgeschaltet und die Heizung runtergeregelt – ohne dass sich der Mitarbeiter oder Inhaber darum kümmern muss.

WLAN immer und überall – auch für die Patienten

Fast alle smarten Lösungen laufen nicht reibungslos ohne lückenlos funktionierendes WLAN. Hersteller wie AVM mit seinen Fritz-Boxen oder auch Google mit seinem Wifi-Router bauen das WLAN-Netz in einer neuartigen Form auf – indem sie sozusagen ein Netz auswerfen, ein Mesh-Net, das in jeder Ecke für guten Empfang sorgt. Auch die Einrichtung eines Gastzugangs, etwa für Patienten, ist leicht möglich.

© Google / Immer und überall das beste Signal verspricht Google Wifi.

Werden mehrere Geräte eingesetzt, gibt das eine Gerät das Internet quasi blitzschnell an das andere weiter, so dass ein „vermaschtes Netz“ entsteht. Der Clou bei Google Wifi: Alle Endgeräte werden dem Zugangspunkt mit dem besten Signal zugewiesen, und das ohne spürbare Verzögerungen, selbst wenn man sich durchs Haus bewegt – ein wichtiger Punkt, wenn man von seinen mobilen Geräten aus immer und überall auf wichtige Daten zugreifen muss.

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