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Title: Smart Office
VoIP im Büro

Smartes VoIP im Kleinunternehmen statt komplexer Telefonanlagen

VoIP verdrängt ISDN aus den Büros. Klein- und Kleinstunternehmen können den Umstieg nutzen, um das Thema Telefonie smarter zu machen.

© Bojan / Fotolia

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VoIP (Voice over IP) löst Analog- und ISDN-Anschlüsse ab, das steht fest. Die Telekom will bis Ende 2018 raus aus den alten Techniken sein und nur noch IP-basierte Anschlüsse anbieten. Andere Anbieter werden noch einen Tick länger durchhalten, aber lange über 2020 hinaus wird man den Umstieg nicht hinauszögern können. Wie ernst es den Anbietern ist, merkt man selbst als Privatkunde, denn die Telekom kündigt bestehende Verträge und stellt die Telefonie auf VoIP um. Doch für private Nutzer ist der Umstieg meist keine große Sache, für Unternehmen wird es komplizierter. Dabei gibt es auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) clevere Lösungen rund um VoIP und die bringen auch noch Vorteile für das Smart Office mit.

Wissenswertes über VoIP

Die genaue Technik hinter VoIP ist nicht besonders wichtig, entscheidend ist aber eine Botschaft bei der Umstellung auf VoIP: Telefonie wird nicht mehr über ein eigenes Netzwerk abgewickelt, sondern alles läuft mit IP-Paketvermittlung über den Breitband-Anschluss. Grundsätzlich bringt VoIP auch keine schlechtere Tonqualität, denn es kommt der gleiche Sprach-Codec (G.711) zum Einsatz wie bei ISDN. Besser noch, durch den Einsatz von VoIP-Anlagen lässt sich die Sprachqualität hörbar verbessern, denn bei gleicher Datenrate übertragen diese den doppelten Frequenzumfang mit einem verbesserten Sprach-Codec (G.722).

© Zoiper / Mit Softphones wie Zoiper klappt VoIP auch ohne Telefon direkt am PC.

VoIP-Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen

VoIP bietet natürlich auch für die Telefonanbieter große Vorteile, denn sie müssen nicht getrennte Netze pflegen. Aber auch für Unternehmen gibt es Vorteile. So wachsen und schrumpfen VoIP-Anlagen flexibel mit den Bedürfnissen des Unternehmens. Im Grunde muss man sich als KMU überhaupt keine Telefonanlage mehr anschaffen, wer möchte kann aber. Die Verwaltung der Anschlüsse erfolgt in jedem Fall flexibel über Web-Frontends im Browser. Auch bei den Endgeräten wird man flexibler. Selbstverständlich kann man weiterhin auf klassische Telefone setzen. Mit VoIP hat man aber noch zahlreiche andere Möglichkeiten. Man kann zum Beispiel die Telefonie über eine Software am PC abwickeln oder eine Smartphone-App dafür nutzen. So ist man zum Beispiel über das Smartphone auf der Festnetznummer für Kunden erreichbar, auch wenn man gar nicht im Büro ist, sondern im Home Office oder auf Dienstreise. VoIP krempelt auch die Tarifstruktur um, sodass man beim richtigen Anbieter über Flatrates richtig Geld sparen kann. Und nicht zuletzt kann man auch spezielle Anforderungen recht einfach abdecken, etwa eine Warteschlangenfunktion oder Anrufaufzeichnung.

© AVM / Die Fritzbox 7590 bietet eine DECT-Basis, Anschlüsse für analoge Geräte und auch einen ISDN-Anschluss.

VoIP Lösungen im Vergleich

Grundsätzlich gibt es für Firmen zwei Lösungen: Selbständige oder kleine Unternehmen können mit einer Mini-Lösung glücklich werden, wie sie auch im Privatbereich eingesetzt wird. Eine Fritzbox mit eingebauter DECT-Basis ist die neue Zentrale für Internet und Telefonie. Das geht gut, wenn Nutzer mit wenigen parallel geführten Gesprächen auskommen. Je nach Breitbandzugang ist aber spätestens bei vier gleichzeitigen Telefonaten Schluss. Reicht das nicht, kommt die zweite Lösung ins Spiel, das sogenannte SIP-Trunking. Das hört sich komplizierter an als es ist, hinter SIP-Trunking verbirgt sich einfach ein durchwahl-fähiger Anschluss für SIP-Telefonanlagen. Unter Umständen kann man bestehende ISDN-Telefonanlagen weiterverwenden. Die Fritzbox 7590 bietet zum Beispiel einen Anschluss für den S0-Bus, an dem eine ISDN-Telefonanlage weiter genutzt werden kann. Meist rechnet sich aber auch der Umstieg auf eine VoIP-Anlage. Auch in dieser Disziplin hat man wieder die Wahl. Man kann entweder eine lokale VoIP-Telefonanlage nutzen oder eine virtuelle VoIP-Anlage bei einem Dienstleister buchen. Vor allem diese Cloud-Anlagen sind ein spannendes Thema für KMUs, die nicht allzu viel Platz für eigene Hardware haben. Konfiguriert werden auch die Cloud-VoIP-Anlagen über Web-Frontends. Dass die Telefonanlage des Smart Office nicht mehr im Firmengebäude steht, merkt man bei Administration und Benutzung nicht.

Smart Office: Darauf müssen Kleinunternehmen bei VoIP achten

VoIP sollte eigentlich das ganze Thema Telefonie vereinfachen, was aber nicht bedeutet, dass es keine Stolperfallen mehr gibt. Denn der Teufel steckt im Detail. Für Unternehmen ist es wichtig, dass sie im ersten Schritt ihren tatsächlichen Bedarf rund um Telefonie ermitteln. Wie viele Nebenstellen werden gebraucht, wie viele gleichzeitige Gespräche sind nötig und wie ist das Telefonie-Aufkommen allgemein? Ein Netz für alles klingt verlockend, aber damit sich Vieltelefonierer und Internet-Nutzer nicht in die Quere kommen, kann man auch über einen separaten Breitbandanschluss für VoIP nachdenken. Pi mal Daumen muss man pro Anruf mit einer Bandbreite von 100 kBit pro Sekunde rechnen. Hat man nur einen ADSL-Anschluss mit 1 MBit/s Upstream, kann man nicht mehr als zehn Telefonate gleichzeitig führen, hat man dagegen 50 MBit/s parat, klappen theoretisch auch 500 parallele Gespräche. Wer richtig Geld sparen will, tut das in der Regel über Flatrate-Pakete, die pauschal Gespräche in Fest- und Mobilfunknetz abdecken.

© Gigaset / Auch Schnurlos-Telefone erleben mit VoIP einen Boom.

Passende VoIP-Telefone für das Smart Office

Was muss man bei den Telefonen beachten? Ein Trend geht auf jeden Fall zum Schnurlos-Telefon, mit dem man sich zuhause oder am Arbeitsplatz bewegen kann. Die Reichweite in Gebäuden beträgt dabei rund 50 Meter. Eine kleine Firma kann man gleich mit einem Bundle aus mehreren Mobilteilen ausstatten. Praktisch ist ein eingebauter Anrufbeantworter. Wer längere Gespräche führt oder Telefonkonferenzen nutzt und nebenbei am PC Notizen machen will, sollte zu einem Modell mit Freisprecheinrichtung greifen. Sitzt man im Großraumbüro, ist ein eingebautes Bluetooth-Modul Gold wert. Dann lässt sich ein entsprechendes Headset mit dem Telefon koppeln und man hat die Hände frei.

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