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Title: Smart Office
Praxistest

Zeiterfassung im Smart Office: Timeular ZEI°

Digitale Zeiterfassung mit einem analogen achtseitigen Würfel: ZEI° war ein Kickstarter-Hit. Doch wie schlägt sich das Gadget im praktischen Test?

© Timeular

© Timeular

Im September 2016 stellte das österreichische Unternehmen Timeular ihr Zeiterfassungs-Tool ZEI° auf Kickstarter und sicherte sich an nur einem Tag das benötigte Kapital zur Umsetzung, am Ende kamen rund 400 Prozent mehr Geld als veranschlagt zusammen. Da war es auch egal, dass keiner in der „Höhle der Löwen“ auf ZEI° ansprang. Ich selbst nutze den ZEI° Oktaeder jetzt seit knapp einem viertel Jahr. Und das aus gutem Grund: eine Zeiterfassung per Excel-Datei, Time-Tracking-App oder auch handschriftlicher Liste bietet einfach zu viele Angriffspunkte für Fehler. Dazu kommt: jeder, der Zeiten erfasst, hat mehr als einmal vergessen, die App zu starten oder die Liste zu pflegen. Also dachte ich mir „so etwas passiert nicht mehr, wenn mich ein greifbares Tool auf dem Schreibtisch daran erinnert“.

© Marc Zander / Der Inhalt der ZEI° Packung auf einem Blick.

Unboxing und Einrichtung des ZEI°

Die Packung ist schlicht und unspektakulär. Aber es kommt ja auf den Inhalt an. Alles, was man benötigt, befindet sich darin: der Würfel, ein Standfuß, eine kurze Anleitung, ein Stift zum Draufschreiben, ein Radierer zum Entfernen der Schrift, ein USB-Bluetooth-Dongle und 2 Bögen mit Aufklebern, einmal typische Icons für Facebook, Twitter, E-Mail, Telefon etc. und einmal mit abstrakten, dreieckigen Mustern (die bei mir eher Augenkrebs verursachen und dessen Sinn sich mir nicht erschließt, aber gut). Los geht’s: Bluetooth aktivieren, Würfel einschalten und connecten. Eine kleine, blaue LED blinkt bei der Suche nach der Verbindung und hört auf zu leuchten, wenn die Verbindung steht.

Jetzt noch die App herunterladen – die gibt es für iOS, Android, Windows und MacOS – und ein Benutzerkonto anlegen. Dann noch den per Bluetooth verbundenen Würfel mit der App verknüpfen und das war’s. Da ich die App auf allen Endgeräten nutzen wollte, habe ich sie auf dem Desktop, dem Smartphone und dem Tablet installiert. Selbstverständlich kann sich der ZEI° Würfel nur mit einem Device verbinden, aber eine Synchronisierung der erfassten Daten steht auf allen Geräten mit eingeloggtem Nutzer zur Verfügung. Ich selbst nutze das Tablet für ZEI°, da ich hier schnell zu den Zeiten Notizen hinzufügen kann und damit auch losgelöst vom PC agieren kann. Es können viele Kunden oder Maßnahmen eingerichtet werden, acht davon sind gleichzeitig aktivierbar, für jede Würfelseite einer. Zur Zeiterfassung stellt man den Würfel so auf den Tisch, dass das Icon oder der darauf geschriebene Name des Kunden oben liegt.

© Timeular / Die App läuft mobil und auf Desktop bzw. Notebook.

Die Funktionen der Timeular ZEI° App

Die Timeular App ist „reduced to the max“: über 5 Reiter ist alles nutzbar. Zum einen die Übersicht der Aktivitäten mit der Möglichkeit, das Zeitmanagement für eingerichtete Kunden auch ohne Würfel per Klick auf einen Pfeil zu aktivieren. Unter einer Minute Zeiterfassung wird übrigens nicht gespeichert. Zweitens eine Kalenderansicht, die für jeden Tag die Gesamtzeit anzeigt und detailliert die einzelnen erfassten Zeiten. Hier kann zu jeder Zeiterfassung eine Notiz eingetragen werden, um den Überblick zu behalten, welches Projekt in der Zeit bearbeitet wurde. Drittens die Einrichtung von neuen Kunden und Zuordnung von Farben für diese, die Farben werden dann bei Tortendiagrammen oder Listen verwendet. Viertens die Auswertung als Kreisdiagramm und Auflistung der Gesamtzeit pro Kunde in einem gewählten Zeitraum. Punkt fünf sind die Einstellungen und die Möglichkeit des Live-Chats. Alles so schlicht wie der Würfel selbst und dennoch sehr intuitiv und funktional. Schade: die App ist nur in leicht verständlichem Englisch verfügbar.

© Timeular / Neben Büros kann ZEI° auch in Werkstätten vorteilhaft eingesetzt werden.

Vorteile des Timeular ZEI° für Smart Office und KMU

Laut Untersuchungen der ZEI°-Erfinder benötigt jeder Mitarbeiter zum Ausfüllen der Stundenerfassung fünf bis 30 Minuten seiner Arbeitskraft pro Tag, da können bei einem Stundensatz von 30 US-Dollar schnell mindestens 750 verbrannte US-Dollar im Jahr zusammenkommen. Noch wichtiger: oftmals ist die Zeiterfassung in Echtzeit nicht wirklich komfortabel und birgt das Risiko des Vergessens. Somit werden viele Aufwände im Nachhinein geschätzt, was zu Fehlern und Fehlkalkulationen führen kann. Ein weiterer Pluspunkt ist die Kompatibilität: ZEI° kann in bestehende Apps integriert werden, derzeit sind das Toggl, iCal und Jira. Zusätzlich können Daten als CSV-Datei importiert oder exportiert werden und eine API-Key-Generierung erlaubt eigene Integrationen, das dürfte jedoch eher für Web-Agenturen und kleine und mittlere Unternehmen mit IT-Abteilung interessant sein. Mir als simplem Schreiberling erschließt sich das nicht, außerdem benötigt man dafür scheinbar auch die Pro-Version der App, die mit drei Euro pro Monat zu Buche schlägt. Mir genügt derzeit die Darstellung in der Timeular App, deren Daten ich einfach für die Rechnung übernehme. Kostenpunkt für ZEI°: 115 Euro.

© Timeular, Screenshot: Marc Zander / Eine Auswertung der ZEI° App, neben den Pfeilen links stehen die von mir wegretuschierten Kundennamen.

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Fazit

Zugegeben, ich vergesse immer noch mal, den Würfel auf den Kunden zu drehen, der gerade anruft und lasse aus Versehen das Projekt weiter erfassen, an dem ich arbeite. Aber da man die gemessenen Zeiten manuell ändern kann, lässt sich das beheben, und außerdem fasse ich mich kürzer, um keine kostbare Zeit zu verplempern. Irgendwann hat man „den Dreh“ raus und die Nutzung erfolgt ganz automatisch. Bis auf kleine, selbst verursachte Probleme mit der Bluetooth-Verbindung – wegen der Anmeldung auf drei Endgeräten – funktioniert ZEI° bei mir wie ein Uhrwerk. Und es ist erschreckend, wie viel Zeit man mit „kleinen Dingen“ vergeudet, wenn einem ein Gadget das genau vor Augen führt. Wer agil arbeitet, Stunden erfassen muss und gern etwas „in der Hand“ hat statt einen Button zu klicken, wird mit ZEI° bestimmt glücklich.

ZEI° ist aber etwas für Schreibtischtäter oder feste Arbeitsplätze in Werkstätten: wer lieber in Cafés oder im Stadtpark arbeitet oder viel unterwegs vor Ort bei Kunden sitzt, wird den Würfel wohl nicht mitnehmen. Aber selbst dann bleibt die Möglichkeit der reinen App-Nutzung. Diese kann ich jedem empfehlen, der mit ZEI° liebäugelt, einfach kostenlos downloaden und ausprobieren. Laut Aussage eines befreundeten Nutzers ist auch der Support sehr gut, ich habe ihn selbst bisher nicht benötigt. Fakt ist: die eigene Disziplin bei der Bearbeitung eines Projekts ist viel höher, wenn man sich aufgrund des aktivierten Würfels bewusst ist, dass die Uhr läuft. Man lässt sich weniger ablenken, arbeitet effektiver und kann minutengenau sehen, wenn man sich bei vorher verhandelten Festpreisen verkalkuliert hat, was mir bei einem Projekt, für das ich acht Stunden mehr benötigte als veranschlagt, erst dank ZEI° bewusst wurde. Ob der smarte Würfel eine Erleichterung darstellt oder ob die Arbeit mit ZEI° eher als lästig empfunden wird, ist allerdings typabhängig und benötigt vielleicht erst den ein oder anderen Problelauf.

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